Требования

- Образование высшее, плюсом будет – техническое или математическое;

-

Грамотная речь и знание основ делового письма;

-

Опыт работы на аналогичной позиции или в другой административной сфере от года;

-

Умение работать в команде и взаимодействовать с сотрудниками вне прямого подчинения;

-

Навыки администрирования и организации деятельности при большом количестве участников;

-

Навыки оптимизации и структурирования большого количества данных;

-

Знание MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Visio) на уровне уверенного пользователя, Excel – умение применять формулы типа ВПР, умение строить сводные таблицы;

-

Личностные качества: умение анализировать и структурировать информацию, внимательность к деталям, многозадачность, способность и желание к саморазвитию.

Обязанности

Выполнение работ по ведению бумажного и электронного документооборота по проектам:

- печать, брошюровка, подписание проектной документации, запись дисков с документацией;

- организация работ по печати, брошюровке проектной документации силами подрядных организаций и сторонних сервисов;

- подготовка сопроводительных писем, писем по закрытию этапа, прочих уведомлений в рамках договора;

- организация отправки писем и документации Заказчику, Подрядчикам, Вендорам и иным организациям;

- организация передачи документации на бумажном носителе в архив и архивации на специализированном ресурсе документации в электронном формате.

Выполнение работ по разработке и ведению документов в части управления проектами:

- подготовка планов-графиков проектов, ресурсных планов и их актуализация в ходе реализации проектов, информирование проектных команд об изменениях в планах;

- оформление отчетов по проектам;

- оформление презентаций для Заказчиков;

- формирование протоколов внешних и внутренних встреч;

- ведение прочей проектной документации по запросу руководителя и/или Менеджера проектов;

- участие в подготовке сводной отчетности по проектам Подразделения.

Выполнение работ по обеспечению активностей по проектам, таких как:

- отправка, получение оборудования, материалов, комплектующих и пр.;

- организация процедуры сборки для проверки и пред. настройки оборудования;

- оплата счетов, возврат затраченных средств;

- оформление согласования переработок;

- оформление командировок;

- организация оформления пропусков и допусков к месту проведения работ на территории Заказчика;

- планирование и организация встреч, конференций Заказчиком; Подрядчиками, проектной командой, протоколирование результатов;

- прямые коммуникации с членами команды и отслеживание выполнения задач;

- информирование заинтересованных лиц о состоянии проекта в сводном реестре проектов;

- бронирование ресурсов;

- оформление заявок на предоставление удаленного доступа к системам Заказчика и заявок на обмен архивами.

Будет преимуществом

- Знание основ управления проектами;

-

Опыт работы с проектной документацией и документацией разного уровня секретности;

-

Владение MS Project, Confluence, Jira на уровне пользователя;

-

Опыт работы в сфере информационной безопасности.

Условия

- Аккредитованная ИТ-компания. Мы на рынке уже 35 лет, постоянно развиваемся и не планируем останавливаться.

- Формат работы. Офис, график 5/2. Мы работаем с 10:00 до 18:30.

- Гибкий социальный пакет после испытательного срока. Выбирайте из ДМС, чек-апа, компенсации фитнеса и изучения английского языка.

- Забота о вас и ваших близких. С первого дня компенсируем до 100% оклада 10 рабочих дней больничного в год + 10 дополнительных дней оплачиваемого «внутреннего» больничного. Соц. поддержка в сложных жизненных ситуациях, масштабные выездные мероприятия для сотрудников и их семей и круглосуточные медицинские консультации (очно и онлайн).

- Возможность роста и обмена опытом. Регулярные обучения, курсы и сертификации за счёт компании.

- Участие в ключевых профильных мероприятиях.

- Вся необходимая техника для комфортной работы: ноутбук, монитор

- Удобное расположение. В пешей доступности от м. Савёловская, м. Дмитровская, D1, D2, D4, рядом 2 городские автопарковки и велопарковка.

- Офис для людей. У нас есть тренажерный зал с инструкторами, массажист и массажные кресла, мед. кабинет, корпоративная библиотека, кофейни, акустические капсулы, лаунж-зоны и живые рыбки. Фиксированное место для работы и коворкинги – выбирайте, что вам нравится.

- Совместные активности. Бег, мото-, велоспорт, волейбол, баскетбол, йога, горные лыжи, сноуборд, джиу-джитсу, пинг-понг, футбол или просто PlayStation и даже cвоя рок-группа Jet Zeppelin. Художественные практикумы, киберспортивные турниры, экскурсии по городу. И, конечно, самые крутые корпоративы.

- Корпоративные скидки на всё, что можно оплатить онлайн: от электроники до салонов красоты, от ресторанов до авиабилетов.

- Команда и атмосфера. Люди, которые любят своё дело. Мы про поддержку, взаимопомощь, «культуру плеча» и профессиональное комьюнити.

- Оцениваем не по времени, а по результату и делаем проекты, которые другим кажутся невозможными.

Ключевые навыки

MS Excel

MS PowerPoint

Деловая переписка

Проектная документация

Администрирование

Откликнуться